Gerente de Oficina (Office Manager)

Heredia
Permanente
Tiempo completo

Hace 21 días

OverviewDescripción del puesto:Fisher Investments está buscando un gerente de oficina que se ocupe de las funciones diarias de nuestra sede en Costa Rica. Reportará al vicepresidente asociado del Departamento de operaciones para clientes particulares y contribuirá a crear un entorno laboral agradable y eficiente. En este puesto, se ocupará de tareas administrativas generales, así como de la gestión de las relaciones con los proveedores, la coordinación de servicios de mantenimiento y limpieza, la compra y el inventario de los suministros y otras tareas necesarias para garantizar el funcionamiento de la oficina. Si busca formar parte de un entorno dinámico dentro de una empresa internacional en pleno crecimiento, no dude en enviarnos su solicitud.Funciones:

Brindar soporte en la recepción (recibir a las visitas, responder las llamadas, y atender a empleados, proveedores y candidatos)
Supervisar las operaciones diarias de la oficina, como la programación de actividades, la gestión de suministros y las relaciones con los proveedores
Coordinar y brindar soporte presencial para las llamadas de servicio y las reparaciones de mantenimiento, tanto durante el horario habitual de la oficina como fuera de él, según se requiera
Ser el principal punto de contacto para cualquier necesidad relacionada con el mantenimiento de las infraestructuras
Actuar como punto de contacto y coordinador de las actividades de integración de equipos y eventos en los que se reconoce la labor de los empleados
Redactar y preparar la correspondencia
Controlar el inventario de suministros de oficina, utensilios de cocina, materiales de marketing y otros artículos necesarios para el funcionamiento eficaz de la oficina
Actuar como punto de enlace entre los proveedores y el área de contabilidad con el fin de garantizar el correcto procesamiento de las facturas para su posterior pago
Apoyar el cumplimiento de todos los protocolos de salud y seguridad en la oficina colaborando con equipos internos y externos, según sea necesario

Requisitos:

Más de 2 años de experiencia en la gestión de oficinas o en la recepción
Alto nivel escrito y oral de inglés y español
Excelentes habilidades de comunicación interpersonal
Capacidad para comprender y cumplir instrucciones escritas y orales, estimar plazos y conseguir resultados
Dominio de Word y Excel
Conocimientos matemáticos básicos
Excelente capacidad de organización y de gestión del tiempo
Excelentes referencias personales y profesionales

¿Por qué Fisher Investments Costa Rica?En Fisher Investments Costa Rica trabajamos en pos de un propósito superior: la mejora del universo de inversión. Desde el servicio inigualable hasta las perspectivas únicas sobre inversión, nuestro equipo es quien hace que el propósito de Fisher sea posible. Por eso invertimos en nuestros empleados y les proporcionamos beneficios excepcionales. Algunos de ellos son:

Cobertura del 100 % de las primas de nuestro plan de salud complementario de alta calidad (incluye atención médica, dental y visual) tanto para los empleados como para las personas a su cargo que cumplen los requisitos para ello.
Póliza de seguro pagada por el empleador, por valor de 10 000 USD.
15 días de vacaciones anuales, y hasta 10 días feriados pagados.
Programa de asistencia a los empleados y otros servicios de bienestar emocional.
Un entorno de trabajo colaborativo que apuesta por la formación continua, el fomento del desarrollo profesional y la organización de eventos para agradecer los esfuerzos de nuestros empleados.

Nos enorgullece nuestra cultura del trabajo que aboga por la inclusión. Valoramos las perspectivas y los conocimientos únicos que aportará al equipo: todos aprenderemos de sus habilidades y experiencia. El éxito de Fisher Investments Costa Rica es fruto de los resultados, el trabajo en equipo y el compromiso con la superación personal y profesional. Si está preparado para unirse a nuestro equipo, no espere más y póngase en contacto con nosotros. Envíenos su candidatura para formar parte de un entorno en el que puede marcar la diferencia en la vida de las personas y mejorar el sector financiero.FISHER INVESTMENTS COSTA RICA ABOGA POR LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADESThe Opportunity:Fisher Investments is looking for an Office Manager to support the daily function of our office in Costa Rica. Reporting to the Associate Vice President for Private Client Operations, you will support the Costa Rica office staff to provide a smooth and efficient work environment. You will perform general administrative functions while managing vendor relationships, maintenance and cleaning activities, the purchase and inventory of supplies and other duties as needed. If you are looking for an opportunity to be part of a fast-paced environment within a growing global company, apply today!The Day-to-Day:

Provide front desk support (greeting visitors, answering phones, working with employees, vendors and candidates)
Oversee daily office operations, including scheduling, supply management, and vendor relations
Coordinate and provide onsite support for service calls and maintenance repairs both during normal office hours and after-hours, as needed
Act as a point of contact for any needs related to maintaining Facilities
Act as a point of contact and onsite coordinator for team-building activities and employee appreciation events
Draft and prepare correspondence
Maintain proper inventory levels of office supplies, kitchen supplies, marketing materials, and other items required for the effective operation of the office.
Act as a liaison between vendors and Account Payable for invoice submission and payment
Support compliance with all health and safety protocols in the office by working with internal and external parties, as needed

Your Qualifications:

2+ years experience office management/reception experience
High level of proficiency in written and verbal English and Spanish
Excellent interpersonal communication skills
Ability to understand and comply with written and verbal instructions, estimate timelines, and deliver results
Proficient at Word and Excel
Basic math skills
Excellent organizational and time management skills
Excellent personal/professional references

Why Fisher Investments Costa Rica:At Fisher Investments Costa Rica, we work for a bigger purpose: bettering the investment universe. From unmatched service to unique perspectives on investing, it's the people that make the Fisher purpose possible. And we invest in them by offering exceptional benefits like:

100% paid premiums for our top-tier supplemental healthcare plan (includes medical, dental, vision) for employees and their qualified dependents
Employer-paid $10,000 life insurance policy
15 days of annual leave, plus up to 10 paid holidays
Employee Assistance Program and other emotional wellbeing services
A collaborative working environment that practices ongoing training, educational support and employee appreciation events

We take great pride in our inclusive culture. We value the different perspectives and unique skills you bring to the team – it makes us all better. Success at Fisher Investments Costa Rica is motivated by results, a collaborative mindset and a commitment to accomplishing great things – so if you are ready to do that, we are ready for you! Apply today to be a part of a team environment where you make a difference in the lives of people by bettering the investment universe.FISHER INVESTMENTS COSTA RICA IS AN EQUAL OPPORTUNITY EMPLOYER

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